วิธีการเขียนใบแจ้งหนี้สำหรับงานอิสระ

เป็นนักแปลอิสระคุณจะไม่ได้รับเงินสำหรับการทำงานหนักและบริการของคุณหากคุณไม่ได้สร้างใบแจ้งหนี้บางประเภทเพื่อส่งให้ลูกค้าของคุณ อย่างไรก็ตามหากคุณยังใหม่กับโลกอิสระมันอาจเป็นเรื่องยากที่จะหาวิธีเขียนใบแจ้งหนี้สำหรับงานอิสระ

ตอนนี้ฉันทำงานอิสระมาประมาณสองปีแล้ว แต่เริ่มเต็มเวลาในช่วงฤดูร้อนที่ผ่านมาหลังจากสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรี ในการออกแบบกราฟิกและศิลปะสื่อจากมหาวิทยาลัย

ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาฉันได้ลองส่งใบแจ้งหนี้หลายวิธี ผ่านตัวประมวลผลการชำระเงินระบบ CRM และแม้แต่การออกแบบและสร้างตัวเองใน Indesign

ฉันมานานแล้วเมื่อพิจารณาว่าฉันไม่รู้วิธีส่งใบแจ้งหนี้เมื่อฉันเริ่มต้นครั้งแรก

หากคุณสงสัยว่าจะออกใบแจ้งหนี้สำหรับงานอิสระไม่ว่าคุณจะยังใหม่กับอาชีพนี้หรือคุณเคยอยู่ในโลกนี้มาระยะหนึ่งแล้วคุณก็อยู่ในสถานที่ที่เหมาะสม

การเขียนใบแจ้งหนี้ไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องยากและยิ่งคุณส่งพวกเขามากเท่าไหร่มันก็จะยิ่งง่ายขึ้นเท่านั้น

นี่คือคำแนะนำของฉันเกี่ยวกับวิธีการเขียนใบแจ้งหนี้สำหรับงานอิสระ

สารบัญ
ใบแจ้งหนี้ควรรวมอะไรบ้าง?
วิธีการเขียนใบแจ้งหนี้สำหรับงานอิสระ
วิธีส่งใบแจ้งหนี้
เมื่อใดที่จะส่งใบแจ้งหนี้
ลูกค้าจ่ายใบแจ้งหนี้สำหรับงานอิสระ
บทสรุป

ใบแจ้งหนี้ควรรวมอะไรบ้าง?

การเขียนใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินสำหรับบริการของคุณเป็นสิ่งสำคัญในการทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินการจ่ายค่าเช่าและค่าใช้จ่ายรายเดือนอื่น ๆ ของคุณ

หากคุณกำลังพยายามหาวิธีเขียนใบแจ้งหนี้สำหรับงานอิสระให้เริ่มต้นด้วยพื้นฐานที่ระบุไว้ด้านล่าง ใบแจ้งหนี้ของคุณต้องการสิ่งต่อไปนี้ แต่คุณสามารถเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมขึ้นอยู่กับความต้องการของลูกค้าของคุณ

ข้อมูลติดต่อ

ก่อนอื่นคือข้อมูลการติดต่อซึ่งรวมถึงข้อมูลการติดต่อของคุณและลูกค้าของคุณ

คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมชื่อธุรกิจที่อยู่อีเมลหมายเลขโทรศัพท์และเว็บไซต์ของคุณและลูกค้าของคุณหากคุณมี

อย่างน้อยที่สุดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมข้อมูลนี้ไว้ในธุรกิจของคุณเองเพื่อให้ลูกค้าของคุณสามารถติดต่อคุณได้หากมีปัญหา

ข้อมูลการติดต่อควรอยู่ที่ด้านบนสุดของใบแจ้งหนี้ของคุณที่ไหนสักแห่ง ระบบผู้สร้างใบแจ้งหนี้จำนวนมากจะทำสิ่งนี้โดยอัตโนมัติสำหรับคุณดังนั้นคุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับมันเมื่อคุณป้อนข้อมูล

เลขใบสั่งของ

หากคุณใช้ระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่แน่นอนเดียวกันอย่างต่อเนื่องหมายเลขใบแจ้งหนี้จะอัปเดตให้คุณโดยอัตโนมัติด้วยใบแจ้งหนี้ทุกใบที่คุณสร้าง

หากคุณใช้โปรแกรมที่แตกต่างกันสองสามรายการคุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่มีหมายเลขใบแจ้งหนี้สองใบเดียวกันข้ามแพลตฟอร์มเพื่อย้อนกลับและค้นหาใบแจ้งหนี้ตามที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย

วันที่ของใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ไม่สมบูรณ์หากไม่มีวันที่คุณส่ง นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับบันทึกของคุณเองเช่นเดียวกับลูกค้าของคุณ

สิ่งนี้สามารถเพิ่มได้ที่ด้านบนของใบแจ้งหนี้ที่ไหนสักแห่งภายใต้ข้อมูลการติดต่อ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวันที่ที่คุณใส่นั้นถูกต้อง อย่าย้อนกลับไป

วันครบกำหนดใบแจ้งหนี้

นอกเหนือจากวันที่คุณส่งใบแจ้งหนี้คุณควรมีวันที่ครบกำหนดใบแจ้งหนี้ นี่คือวันที่การชำระเงินจากลูกค้าของคุณถึงกำหนด

เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้จำนวนมากจะทำให้วันครบกำหนดเป็นวันเดียวกับวันที่คุณส่งใบแจ้งหนี้ แต่คุณสามารถเปลี่ยนสิ่งนี้ได้หากจำเป็น

หากคุณสงสัยว่าจะออกใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานอิสระด้วยสัญญาที่ยาวขึ้นคุณสามารถตั้งค่าวันครบกำหนดได้หลายวันด้วยจำนวนเงินที่เกิดจากผู้สร้างใบแจ้งหนี้บางรายเช่น Dubsado หรือ Honeybook

สิ่งนี้ช่วยให้ลูกค้าของคุณตั้งค่าการชำระเงินอัตโนมัติและระวังการชำระเงินที่เหลือในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า

รายการบริการที่ดำเนินการ

เพื่อให้ลูกค้าของคุณทราบอย่างถูกต้องว่าสิ่งที่พวกเขาจ่ายไปคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมรายการรายการทั้งหมดของบริการทั้งหมดที่คุณทำเพื่อพวกเขา คิดว่านี่เป็นส่วนหนึ่งของใบเสร็จรับเงินที่คุณได้รับหลังจากคุณตรวจสอบร้านค้า

ตัวอย่างเช่นหากพวกเขาจ่ายเงินให้คุณสำหรับแพ็คเกจการจัดการโซเชียลมีเดียให้เขียนชื่อแพ็คเกจแสดงคำอธิบายของบริการที่ดำเนินการภายใต้และราคาที่ราคา

นี่เป็นหนึ่งในรายละเอียดที่สำคัญที่สุดในใบแจ้งหนี้

จำนวนเงินสุดท้ายที่ครบกำหนด

ลูกค้าของคุณจะไม่ทราบว่าจะถึงกำหนดเท่าไหร่หากคุณไม่รวมหมายเลขสุดท้าย! ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลขนี้มองเห็นได้ง่ายและรวมถึงบริการทั้งหมดที่คุณทำ

จุดที่ดีที่สุดในการกำหนดจำนวนเงินสุดท้ายที่ครบกำหนดสำหรับบริการทั้งหมดอยู่ที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้เป็นตัวหนา ด้วยวิธีนี้ลูกค้าของคุณสามารถมองเห็นได้อย่างง่ายดายว่าพวกเขาจ่ายเท่าไหร่ก่อนที่จะดูใบแจ้งหนี้ที่เหลือ

โบนัส: โลโก้ (เพิ่มความสนุก)

หากคุณต้องการทราบวิธีการสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับงานอิสระในวิธีที่สนุกและปรับแต่งได้มากขึ้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เพิ่มโลโก้ของคุณไปด้านบนใกล้กับธุรกิจของคุณข้อมูล. มีบริการผู้สร้างใบแจ้งหนี้ที่แตกต่างกันไม่กี่แห่งที่จะทำสิ่งนี้ให้คุณ

นอกจากนี้คุณยังสามารถเปลี่ยนการออกแบบใบแจ้งหนี้เพื่อให้มีสีและฟอนต์แบรนด์ของคุณ แต่อย่าไปลงน้ำ คุณสามารถแบรนด์ใบแจ้งหนี้ได้ตามนั้น แต่ก็ยังไม่ได้เบี่ยงเบนความสนใจจากเนื้อหาของใบแจ้งหนี้ คุณต้องการให้สิ่งนี้ง่ายต่อการย่อยสำหรับลูกค้าของคุณ

ความเป็นไปได้อื่น ๆ ที่จะรวม

ในขณะที่ freelancer ส่วนใหญ่ต้องการรวมเงื่อนไขการชำระเงินไว้ในสัญญาของพวกเขาคุณสามารถพิจารณาเพิ่มสิ่งนี้ลงในใบแจ้งหนี้ของคุณ สิ่งนี้ไม่จำเป็น แต่อย่างใด แต่อาจมีค่าในการเตือนลูกค้าของคุณหากมีค่าธรรมเนียมล่าช้าทุกชนิด

คุณอาจต้องการเพิ่มวิธีการชำระเงินที่มีอยู่ ฉันเองร่างสิ่งนี้ในสัญญาของฉัน แต่นักแปลอิสระบางคนชอบที่จะเพิ่มลงในใบแจ้งหนี้โดยตรง หากคุณใช้ผู้สร้างใบแจ้งหนี้เช่น PayPal สิ่งนี้ไม่จำเป็นต้องรวม

วิธีการเขียนใบแจ้งหนี้สำหรับงานอิสระ

หากคุณสงสัยว่าจะออกใบแจ้งหนี้เป็นนักแปลอิสระได้อย่างไรคุณอาจหวังว่าจะมีเครื่องมือที่จะทำเพื่อคุณ มี!

สิ่งเหล่านี้สามารถประหยัดเวลาได้อย่างมากและสามารถทำให้การส่งใบแจ้งหนี้ของคุณไปยังลูกค้าของคุณได้ง่ายขึ้น

นี่คือเครื่องมือที่ดีที่สุดบางอย่างที่จะส่งใบแจ้งหนี้ไปยังลูกค้าของคุณ โปรดทราบว่าสิ่งเหล่านี้ส่วนใหญ่ใช้เวลาอย่างน้อยส่วนหนึ่งของการชำระเงินของคุณโชคไม่ดี

Dubsado

Dubsado เป็นใบแจ้งหนี้และข้อเสนอ CRM ที่ใช้โดย freelancers ที่ให้บริการสร้างสรรค์เช่นการสร้างแบรนด์การออกแบบเว็บและการออกแบบกราฟิก

เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณตั้งค่าใบแจ้งหนี้ที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ สำหรับลูกค้าของคุณเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องตั้งค่าใหม่เพื่อส่งทุกเดือนหากลูกค้าของคุณอยู่ในสัญญาที่ยาวขึ้น

หนึ่งในแง่มุมที่ยอดเยี่ยมของ Dubsado คือคุณสามารถเพิ่มแพ็คเกจปกติทั้งหมดของคุณลงในนั้นได้โดยตรง

ตัวอย่างเช่นคุณอาจมีแพ็คเกจออกแบบเว็บไซต์ที่คุณเสนอ เพิ่มในแพ็คเกจหนึ่งของคุณและเมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้คุณสามารถเลือกแพ็คเกจจากเมนูแบบเลื่อนลงและจะถูกเพิ่มและคำนวณโดยอัตโนมัติสำหรับคุณ

paypal

ในขณะที่ PayPal นั้นค่อนข้างแฟนซีน้อยลงฉันใช้มันกับลูกค้าของฉันจำนวนมากเพราะทุกคนค่อนข้างรู้วิธีการใช้งานแล้ว

ใบแจ้งหนี้ไม่สามารถปรับแต่งได้ แต่พวกเขาทำงานให้เสร็จและคุณสามารถเพิ่มสิ่งจำเป็นทั้งหมดที่ระบุไว้ในส่วนเริ่มต้นของบทความนี้

ฮันนีสบุ๊ค

Honeybook เป็นเครื่องมือการออกใบแจ้งหนี้ที่แน่นอนของฉัน การจัดการโซเชียลมีเดียของฉันทั้งหมดและไคลเอนต์การออกแบบกราฟิกจะได้รับใบแจ้งหนี้โดยใช้เครื่องมือนี้

ฉันสามารถตั้งค่าใบแจ้งหนี้ที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ เช่น Dubsado และเพิ่มในแพ็คเกจทั้งหมดของฉันซึ่งช่วยให้ฉันประหยัดเวลาได้มาก

ลูกค้าสามารถชำระเงินผ่านการโอนเงินผ่านธนาคารเครดิตหรือบัตรเดบิตดังนั้นจึงมีตัวเลือกการชำระเงินมากมาย ลูกค้าของคุณมีตัวเลือกของพวกเขาและยังสามารถตั้งค่าการชำระเงินของพวกเขาเป็นอัตโนมัติดังนั้นพวกเขาจึงไม่ต้องจ่ายค่าธรรมเนียมล่าช้าของคุณ

QuickBooks

หากคุณสงสัยว่าจะสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับงานอิสระได้อย่างไรและคุณใช้ QuickBooks เพื่ออยู่ด้านบนของการเงินของคุณแล้วคุณก็โชคดี คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้เพื่อส่งไปยังลูกค้าของคุณผ่านทาง PayPal

สิ่งที่ยอดเยี่ยมมากเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้ผ่าน QuickBooks คือเงินที่คุณทำจากใบแจ้งหนี้อยู่ในซอฟต์แวร์ทางการเงินเพื่อช่วยให้คุณประหยัดเวลาอันมีค่า

บอนไซ

บอนไซเป็นซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการจัดอันดับสูงสุดในหมู่นักแปลอิสระเนื่องจากใช้งานได้ง่ายเพียงใด เช่นเดียวกับซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้อื่น ๆ ในรายการนี้คุณสามารถตั้งค่าใบแจ้งหนี้ที่เกิดขึ้นซ้ำหรือใบแจ้งหนี้ครั้งเดียวซึ่งสามารถช่วยให้คุณอยู่ด้านบนของใบแจ้งหนี้ได้มากขึ้น

นอกเหนือจากการออกใบแจ้งหนี้แล้วบอนไซสามารถสร้างและส่งสัญญาให้คุณและติดตามเวลาของคุณ มีคุณสมบัติอื่น ๆ อีกมากมายที่ควรค่าแก่การดูว่าคุณกำลังพยายามเลือกบริการใบแจ้งหนี้หรือไม่

คลื่น

Wave นั้นคล้ายกับ QuickBooks ที่ส่งใบแจ้งหนี้ แต่ยังสามารถช่วยคุณจัดการด้านการเงินทั้งหมดของคุณ คุณสามารถดูค่าใช้จ่ายของคุณจ่ายผู้รับเหมาช่วงและตั้งค่าใบแจ้งหนี้ครั้งเดียวและเกิดขึ้นซ้ำสำหรับลูกค้าของคุณ

ซึ่งแตกต่างจากซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้อื่น ๆ ในรายการนี้ Wave ยังมีความสามารถในการปรับแต่งใบแจ้งหนี้ของคุณให้คุณเป็นสีหกเหลี่ยมที่คุณใช้ในการสร้างแบรนด์ของคุณ ตัวเลือกการปรับแต่งไม่มีที่สิ้นสุด

เก็บเกี่ยว

สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุดคือการเก็บเกี่ยวซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ที่ฉันขอแนะนำให้คุณดูว่าคุณทำงานกับผู้ติดตามรายชั่วโมงแทนที่จะเป็นแพ็คเกจ

การเก็บเกี่ยวส่วนใหญ่จะใช้สำหรับการติดตามเวลาและการส่งออกไทม์ชูแผ่น แต่คุณสามารถส่งเป็นใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าของคุณจ่ายให้คุณผ่านแพลตฟอร์มเมื่อคุณติดตามเวลาของคุณ

กำลังมองหาบทความอิสระเพิ่มเติมหรือไม่?

20 เครื่องมือการจัดการเวลาที่ดีที่สุดสำหรับนักแปลอิสระ

วิธีสร้างรายได้เป็นอิสระNCE Social Media Manager

10 วิธีในการสร้างรายได้ในฐานะนักออกแบบกราฟิก

วิธีสร้างรายได้จาก Upwork: บทวิจารณ์ของผู้เชี่ยวชาญ

10 งานออนไลน์ที่มีรายได้สูง

วิธีสร้างเว็บไซต์อิสระ (คู่มือทีละขั้นตอน)

15 เว็บไซต์อิสระที่ดีที่สุดสำหรับผู้เริ่มต้น

25 แอพที่ดีที่สุดสำหรับ Freelancer (ฟรีและชำระเงิน)

15 เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับผู้จัดการโซเชียลมีเดีย

วิธีเริ่มต้นอิสระโดยไม่มีประสบการณ์

10 วิธีในการกำจัดสิ่งรบกวนขณะทำงานที่บ้าน

วิธีส่งใบแจ้งหนี้

ตอนนี้คุณรู้วิธีการเขียนใบแจ้งหนี้สำหรับงานอิสระแล้วก็ถึงเวลาที่จะหาวิธีส่งใบแจ้งหนี้

จริง ๆ แล้วหากคุณใช้ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้ใด ๆ ที่ระบุไว้ในส่วนก่อนหน้าของบทความนี้สิ่งที่คุณต้องทำคือส่งไปยังที่อยู่อีเมลของลูกค้า จากนั้นพวกเขาสามารถเปิดอีเมลและชำระใบแจ้งหนี้ได้ทันที

หากคุณต้องการสร้างใบแจ้งหนี้ซึ่งฉันเคยทำในอดีตมาก่อนมีบางสิ่งที่ควรทราบเมื่อส่งใบแจ้งหนี้ไปยังลูกค้า

ก่อนอื่นตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้เป็น PDF

สิ่งต่าง ๆ อาจผิดพลาดได้หากคุณส่งไฟล์สดที่คุณสร้างขึ้นภายใน Microsoft Word หรือ Adobe Indesign เพราะลูกค้ามีโอกาสเข้าและเปลี่ยนแปลงมันโดยที่คุณไม่รู้ ด้วย PDF ลูกค้าไม่สามารถเปลี่ยนเอกสารได้

ฉันขอแนะนำให้คุณส่งเป็นไฟล์แนบในอีเมลแล้วเก็บสำเนาไว้ที่อื่นเพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้อย่างง่ายดายหากคุณต้องการอ้างอิงกลับไป

การส่งใบแจ้งหนี้ที่คุณสร้างขึ้นด้วยตัวเองทางอีเมลก็หมายความว่าคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเขียนหัวเรื่องที่เหมาะสม

พิจารณารวมถึงสิ่งที่ชอบ:“ ใบแจ้งหนี้ในสตูดิโอออกแบบสร้างสรรค์ของฉันครบกำหนด 1/1/21” เพื่อให้ลูกค้าของคุณรู้ว่ามันคืออะไร

คุณอาจต้องการเขียน“ เร่งด่วน” ที่จุดเริ่มต้นของหัวเรื่องดังนั้นลูกค้าของคุณจะไม่ปล่อยให้มันนั่งอยู่ในกล่องจดหมายของพวกเขาสักพัก

อีกตัวเลือก (โรงเรียนเก่า) สำหรับการส่งใบแจ้งหนี้คือการส่งพวกเขาทางจดหมายหอยทาก อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการรับเงินตรงเวลาฉันขอแนะนำให้คุณส่งทางอีเมลถ้าเป็นไปได้

เมื่อใดที่จะส่งใบแจ้งหนี้

ขั้นตอนต่อไปในการเรียนรู้วิธีการทำใบแจ้งหนี้สำหรับงานอิสระคือการคิดออกว่าจะส่งใบแจ้งหนี้เมื่อใด คุณต้องการให้พร้อมและให้เวลากับลูกค้าของคุณเพียงพอที่จะจ่ายก่อนที่ใบแจ้งหนี้จะถึงกำหนด

ส่วนใหญ่คุณควรมีวันที่ครบกำหนดชำระแล้วในสัญญาที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณเพื่อให้ลูกค้าของคุณรู้ล่วงหน้าดีเมื่อการชำระเงินควรทำ จากนั้นก็ขึ้นอยู่กับคุณที่จะตัดสินใจว่าจะส่งใบแจ้งหนี้เมื่อใด

คุณอาจตัดสินใจส่งใบแจ้งหนี้หนึ่งสัปดาห์ก่อนถึงกำหนดหรือแม้กระทั่งสองสัปดาห์ก่อนถึงกำหนด มันขึ้นอยู่กับคุณอย่างสมบูรณ์ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณให้เวลากับลูกค้าของคุณเพียงพอที่จะชำระเงินและอย่าส่งล่วงหน้าจนพวกเขาลืมมันไป

มันอาจเป็นวิทยาศาสตร์ในการหาช่วงเวลาที่สมบูรณ์แบบ!

อีกสิ่งที่ต้องพิจารณาคือแผนการชำระเงิน หากคุณมีบริการตั๋วขนาดใหญ่เช่นการออกแบบเว็บไซต์ซึ่งอาจมีราคาประมาณ $ 2,500 หรือมากกว่านั้นมีโอกาสที่ลูกค้าของคุณจะไม่สามารถจ่ายเงินได้ในใบแจ้งหนี้เดียว

ดังนั้นคุณอาจต้องตั้งค่าใบแจ้งหนี้ $ 500 สองสามใบตลอดสองสามเดือนเพื่อให้ลูกค้าของคุณสามารถให้บริการของคุณได้

ตามเนื้อผ้าฉันชอบที่จะส่งใบแจ้งหนี้ประมาณหนึ่งสัปดาห์ครึ่งก่อนที่จะถึงกำหนดบริการส่วนใหญ่ของฉัน แต่นั่นเป็นเพราะการออกแบบกราฟิกและบริการการจัดการสื่อสังคมออนไลน์ของฉันจำเป็นต้องชำระเงินเต็มจำนวนก่อนเริ่มงาน

บริการอื่น ๆ เช่นการเขียนของฉันได้รับการส่งหลังจากบริการเสร็จสมบูรณ์เนื่องจากราคามักจะขึ้นอยู่กับจำนวนคำและอาจแตกต่างกันไป

อย่างไรก็ตามสิ่งที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่ฉันได้เรียนรู้จากการออกใบแจ้งหนี้คือการทำให้แน่ใจว่าคุณรักษาไว้ให้สอดคล้องกัน นั่นเป็นเหตุผลที่ใช้บริการเช่น Honeybook ซึ่งตั้งค่า